1.
PENGERTIAN
1.1 Pengertian Dokumen
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa
Indonesia, 2015 ) Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat
perjanjian), dokumen bisa berupa rekaman suara, gambar, film dan sebagainya
yang dapat dijadikan bukti keterangan.
Menurut Ensiklopedia Administrasi (2014):
a.
Dokumen adalah
warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian, untuk mendukung keterangan
b.
Dokumentasi
adalah kegiatan atau proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara
sistematis serta disebarluaskan kepada orang lain.
Guba & Lincoln dalam Moleong (2007) menjelaskan
istilah document yang dibedakan
dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis
yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian setiap bahan
tertulis ataupun film, lain dari record yang
tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Sedangkan pengertian dokumen menurut Renier
(1997;104) menjelaskan bahwa istilah dokumen dalam tiga pengertian, Pertama
dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, bai sumber tertulis maupun
lisan. Kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
Ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan
surat-surat Negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah dan
sebagainya.
Dari beberapa pengertian dokumen diatas
dapat ditarik kesimpulan bahwa Dokumen adalah sebuah surat tertulis atau tidak
tertulis baik berupa suara, gambar, film
dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.
1.2 Pengertian Bisnis
Bisnis adalah suatu urusan atau kegiatan dagang,
industri atau keuangan yang dihubungkan dengan produksi atau pertukaran barang
atau jasa (Abdurahman dalam Fuady 2008), dengan menempatkan uang dari pada entrepreneur dalam risiko tertentu
dengan motif untuk mendapatkan keuntungan (Friedman, & Jack P. dalam Fuady
2008).
Secara etimologi bisnis berarti keadaan
dimana seseorang atau sekelompok orang sibuk melakukan pekerjaan yang menghasilkan
keuntungan. Kata “bisnis” sendiri memiliki tiga penggunaan, tergantung ruang
lingkupnya. Kata bisnis dapat merujuk pada badan usaha, yaitu kesatuan yuridis
(hukum), teknis, dan ekonomis yang bertujuan mencari laba atau keuntungan.
Penggunaan yang paling luas merujuk pada seluruh aktifitas yang dilakukan oleh
komunitas penyedia barang dan jasa (Etimologi dalam Sutrisno). Sedangkan
menurut KBBI (2015), bisnis adalah usaha komersial dalam dunia perdagangan,
bidang usaha atau usaha dagang.
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat
disimpulkan bahwa bisnis adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau
sekelompok orang yang sibuk melakukan pekerjaannya yang berada dibidang kegiatan
dagang, industri atau keuangan yang dihubungkan dengan produksi atau pertukaran
barang atau jasa yang bertujuan untuk menghasilkan keuntungan.
1.3 Pegertian dokumen Bisnis
Menurut Kimmel (2002) dalam Nuraida (2008)
sales may be made on credit or for cash.
Every sales transaction should be supported by a business document that
provides written evidence of the sale. Kualitas formulir yang digunakan
dalam transaksi bisnis dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas transaksi,
sehingga salah satu subjek dari manajemen perkantoran atau manajemen
administrasi adalah merencanakan dan mengendalikan formulir kantor.
Sedangkan menurut Birt dalam Nuraida (2008)
mengemukakan bahwa source document are
essential financial records because they are the foundation of your financial
recording system. A process, the
financial data found on source document which records transaction
details. In the financial recording process, the financial data found on source
documentis entered into relevant journal books.
Penanganan Dokumen bisnis dilakukan oleh
perusahaan. Berikut tujuan dibuatnya dokumen bisnis menurut Nuraida (2008) adalah
:
1.
Melancarkan
aktivitas kantor
2.
Keseragaman
pembentukan informasi.
3.
Sebagai bukti
autentik atau sah.
4.
Menghemat biaya
karena formulir berwujud kertas yang harganya relatif lebih murah.
Formulir harus diberi nomor formulir sebagai bukti
bagi para akuntan berkaitan dengan jumlah penjualan yang benar-benar akurat,
dengan demikian dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya manipulasi. Bukti
jumlah penjualan ini digunakan untuk pembayaran pajak. Nomor formulir harus
diurutkan untuk memudakan tindakan audit.
Menurut Nuraida (2008) merekam informasi bisnis penting
dilakukan, karena:
1.
Memberikan
informasi yang jelas bagi pihak intern perusahaan dan mempermudah tindakan
audit.
Contohnya : Merekam laporan kas kecil setiap bulan dari
jumlah kas kecil yang dikeluarkan setiap harinya untuk mengevaluasi kinerja
bagian keuangan, dan sebagainya.
2.
Memberi keuntungan
bagi orang yang bernegosiasi dengan organisasi.
Contohnya : jika perusahaan meminjam sejumlah dana
kepada bank akan meminta copy dari
laporan laba rugi dan neraca perusahaan, dengan demikian Statement of account untuk setiap periode perlu dibuat.
2.
JENIS-JENIS
DOKUMEN BISNIS
2.1 Dalam Nuraida (2008), Jenis-jenis dokumen bisnis
adalah sebagai berikut :
a.
Surat Pemesanan Barang
Surat pemesanan barang adalah formulir dimana di
dalamnya termuat pemberitahuan permintaan atau pemesanan barang atau jasa atau
sesuatu yang dibutuhkan dari pihak konsumen ke pihak penyedia, termasuk
permintaan pihak internal perusahaan dari satu bagian ke bagian lain.
Contoh order forms sebagai berikut :
1)
Di lingkungan
perusahaan (Intern)
a.
Daftar
permintaan barang
Tujuan dari daftar permintaan barang adalah meminta
sejumlah barang kepada atau antara bagian ke bagian atau unit didalam
perusahaan. Daftar permintaan barang dibuat dalam dua rangkap, formulir asli
dikirimkan kebagian yang dituju, sedangkan formulir lai dijadikan arsip di
bagian atau unit peminta.
b.
Daftar
Permintaan Pembelian (DPP)
DPP dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama untuk
bagian pembalian, lembar kedua untuk bagian gudang, lembar ketiga untuk bagian
produksi.
b.
Purchase Order
(PO)
Purchase order
adalah formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari pelanggan kepada
penyedia dimana di dalam formulir tersebut berisi barang-barang yang dipesan. Purchase Order dibuat dalam tiga
rangkap, lembar pertama (asli) untuk bagian penjualan di pihak penjual, lembar
kedua dan lembar ketiga untuk pihak pembeli. Lembar kedua diberikan kepada
bagian gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaan akan sejumlah barang
sedang dalam proses pembelian. Lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau
keuangan, lembar ini digunakan sebagai arsip pembelian.
Informasi yang harus tercantum dalam Purchase Order adalah :
·
Tanggal
·
Nomor
·
Nama dan alamat
penjual
·
Nama dan alamat
pembeli
·
Deskripsi
barang, harga satuan, kuantitas dan harga total barang
·
Instruksi
mengenai waktu pengiriman dan cara pengiriman yang diinginkan
·
Tanda tangan
petugas pembelian
c.
Delivery Note atau Delivery Order (Surat Pengiriman
Barang)
Delivery order merupakan formulir yang isinya memberitahukan
mengenai pengiriman barang dan berfungsi sebagai pengantar barang dari penyedia
kepada konsumen. Delivery order dipergunakan
sebagai bukti yang menyatakan bahwa barang yang telah dikirim dari penyedia ke
konsumen, sedangkan bagi pihak konsumen berfungsi untuk mencocokkan barang yang
diterima dengan barang yang telah dipesan.
Delivery order dibuat dalam tiga rangkap dan dikirimkan semua ke
konsumen. Sebelumnya, konsumen mencocokkan terlebih dahulu delivery order dengan barang yang diterima, kemudian menandatangani
formulir tersebut, setelah ditandatangani, lembar pertama disimpan oleh
konsumen, sedangkan lembar kedua dan ketiga dikembalikan lagi kepada penyedia,
yaitu untuk bagian gudang dan bagian penjualan (guna dibuat faktur).
Delivery Note memberikan informasi yang sama seperti invoice / faktur, kecuali harga yang
tidak perlu dicantumkan didalamnya.
Informasi yang tercantum dalam delivery order adalah ;
·
Tanggal
·
Nomor
·
Nomor order (DO)
·
Nama dan alamat
pembeli
·
Nama dan alamat
penjual
·
Deskripsi
singkat tentang barang
·
Tanda tangan
pembeli
·
Tanda tangan
pengirim
d.
Invoice (Faktur)
Faktur adalah formulir yang dibuat oleh penyedia
untuk memberitahukan secara lengkap barang-barang yang sudah diterima atau
sudah terjual. Faktur digunakan untuk sejumlah pembelian yang dilakukan secara
kredit namun sering dipergunaan juga untuk pembelian secara tunai.
Faktur dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama
dikirim kebagian keuangan di pihak konsumen, lembar kedua dan ketiga untuk
pihak penyedia (Bagian Akuntansi dan Bagian Penjualan). Faktur dikirimkan oleh
pihak penyedia setelah delivery order
diberikan, tujuan pengiriman faktur adalah menyatakan bahwa barang-barang yang
diterima atau terjual.
Perbedaan delivery
order dengan faktur adalah delivery
order tidak mencantumkan harga barang, sedangkan faktur mencantumkan harga
satuan beserta diskon barang tersebut.
Informasi yang perlu dicantumkan dalam faktur adalah
;
·
Nomor
·
Nomor order (DO)
·
Tanggal
·
Deskripsi barang
·
Kuantitas dan
harga barang setiap unit
·
Total harga
barang yang telah dipesan
·
Syarat pembayaran
dan diskon penjualan
·
Pajak penjualan
·
Ongkos kirim
atau ongkos angkut
·
Jumlah yang
harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat
·
Nama dan alamat
pembeli
·
Nama dan alamat
penjual
e.
Credit Note (Nota Kredit)
Credit
note dibuat apabila konsumen
mengembalikan sejumlah barang kepada penyedia dan membatalkan pembelian atas
barang-barang tersebut. Penyedia membuat dan mengirimkan credit note kepada konsumen. Credit
note adalah formulir yang memberitahukan mengenai pengurangan - pengurangan
terhadap barang - barang yang dikembalikan karena diterima pembeli dalam
keadaan rusak, pecah, busuk dan lain - lain. Credit note dibuat dalam
tiga rangkap, yaitu untuk bagian penjualan di pihak penyedia dan bagian
keuangan dipihak konsumen.
Jika ada pengembalian barang dari
pembeli maka jumlah pembayaran adalah jumlah yang tertera pada faktur dikurangi
jumlah yang terdapat pada credit note. Jika
tidak ada pengembalian maka jumlah pembayarannya adalah jumlah yang tercantum
dalam faktur, tetapi jika ada pengembalian barang maka pajak penjualan juga
ditambah dengan jumlah kredit yang diberikan pada pembeli melalui credit note.
Informasi yang harus tercantum dalam credit note adalah:
·
Nomor
·
Nomor faktur
·
Tanggal
·
Nama dan alamat
pembeli
·
Nama dan alamat
penjual
·
Pajak penjualan
·
Jumlah yang
harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat
·
Alasan
pengembalian
f.
Surat Pernyataan Piutang
Pada akhir periode, penyedia membuat Statement of Account yang memuat pernyataan hutang piutang yang
diberikan kepada debitur pada setiap periode tertentu, umumnya dibuat sebulan
sekali. Fungsinya adalah mencocokkan catatan antara penjual dan pembeli
mengenai jumlah hutang piutang pembeli pada suatu periode. Pembelian secara
kredit dalam satu periode tercantum dalam statement
of account, dengan demikian statement
of account dikirimkan setelah satu periode berlalu.
Informasi yang harus tercantum dalam statement of account adalah :
·
Nomor
·
Tanggal
·
Nama dan alamat
pembeli
·
Nama dan alamat
penjual
·
Jumlah hutang
atau piutang dari bulan sebelumnya
·
Perincian
transaksi dalam satu periode (pembelian, pembayaran, dan pengembalian barang)
·
Total jumlah
hutang atau piutang.
g.
Cheque (Cek), cash
atau Bilyet Giro.
Cek merupakan surat perintah pembayaran dari seseorang
yang menulis cek, dimana orang yang bersangkutan memiliki sejumlah dana disuatu
bank tertentu dan ditunjukkan kepada bank dengan tujuan agar bank tersebut
membayar kepada orang atau perusahaan yang identitasnya tercantum dalam cek
tersebut. Cek dapat diuangkan secara tunai dan digunakan untuk membayar
sejumlah pembelian secara tunai maupun kredit.
Bilyet giro adalah surat perintah pemindahbukuan
dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan
sejumlah uang di rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau
bank lain.
Sumber : Nuraida (2008)
Gambar 1 Contoh Cek
h.
Receipt (Kuitansi)
Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang
dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi yang asli
diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusannya, kuitansi disimpan
pihak penerima.
3. TAHAPAN-TAHAPAN TERJADINYA DOKUMEN BISNIS
Menurut
Nuraida (2008) tahapan-tahapan yang terjadi dalam transaksi bisnis, khususnya
perusahaan yang melakukan transaksi secara kredit adalah sebagai berikut:
a.
Good Ordered :
Order form (Surat Pemesanan
Barang)
b.
Goods Delivered :
Delivery Note/Delivery Order
(Surat Pengiriman Barang)
c.
Goods Supplied : Invoice (Faktur)
d.
Some Goods Returned
: Credit Note (Nota Kredit)
e.
Account Sent
: Sent Account (Surat
Pernyataan Piutang)
f.
Payment Given :
Cheque (Cek), cash
atau Bilyet Giro.
g.
Receipt Given :
Receipt (Kuitansi)
Untuk transaksi tunai, tidak
diperlukan adanya faktur, nota kredit dan surat pernyataan piutang.
Tahapan-tahapan dalam transaksi bisnis secara kredit dapat digambarkan sebagai
berikut :
Sumber :
Nuraida (2008)
Gambar
2 Tahapan-Tahapan dalam Transaksi
Bisnis
Daftar Pustaka
EnsiklopediaAdministrasi.2014. Arti Dokumen Menurut
Ensiklopedia. Diambildarihttp://penggandaandokomenbinueka.blogspot.com/2014/03/arti-dokumen-menurut-ensiklopedia.html
pada pukul 09.11WIB Tanggal 12 April
2015
Fuady, Munir.2008.
Pengantar Hukum Bisnis, Menata Bisnis
Modern di Era Global Cetakan ke III . Penerbit Citra Aditya Bakti; Bandung.
Nuraida, Ida.
2008. Manajemen Administrasi Perkantoran Cetakan
Pertama. Penerbit Kanisius; Yogyakarta.
Moleong, Lexy J. 2007. Metodologi
Penelitian Kualitatif. Penerbit Remaja Rosda Karya;
Bandung.
Renier, G.J. 1997. History its Purpose and Method
(terjemahan Muin Umar). Penerbit Pustaka Pelajar;Yogyakarta.
Sutrisno, Presdir. (2012).
Pengertian Bisnis. Diambil Dari : http://ekonomi.kompasiana.com/bisnis/2012/11/14/pengertian-bisnis-503058.html pada pukul 17.33WIB Tanggal 15 April 2015
